Sanftes Mahnen: Zahlungserinnerung

Die vereinbarte Zahlungsfrist ist abgelaufen und Ihr Schuldner macht nicht die geringsten Anstalten, von selbst den Betrag zu überweisen. Sie können jetzt natürlich abwarten, ob Ihr Konto irgendwann einen entsprechenden Betrag als Eingang verzeichnet. Ihr Schuldner kann es einfach vergessen oder übersehen haben. Deshalb sollten Sie ihm einige freundliche Zeilen in Form eines Erinnerungsschreibens schicken. Darin weisen Sie ihn auf den Ablauf der First hin und bitten ihn, seiner Zahlungsverpflichtung nachzukommen. Dazu setzen Sie ihm eine neue Frist von fünf bis zehn Tagen. Oder Sie rufen ihn einfach an und erinnern ihn an ausstehende Zahlungen. Sie bekommen oft auch gleich eine Erklärung, warum er nicht gezahlt hat.

Wie unglaubwürdig diese war, merken Sie spätestens mit fruchtlosem Ablauf der Frist. Jetzt sollten Sie an Ihren Schuldner ein eindeutig als Mahnung erkennbares Schreiben abschicken. Die Bezeichnung „1. Mahnung“ sollte daher fett als Überschrift benutzt werden. Fordern Sie darin den Schuldner nachdrücklich zur Zahlung auf, und machen Sie deutlich, worauf sich die Mahnung bezieht. Angeben sollten Sie daher die Art des Schuldverhältnisses (Auftrag vom…, Vertrag vom… ,), die Rechnungsnummer oder ähnlich Prägnantes sowie die neue Frist (Datum plus max. zehn Tage). Diese Frist sollte an einem normalen Arbeitstag enden.

Nutzen Sie die Mahnung am Besten als eine Gelegenheit, die Beziehung zum Kunden zu vertiefen statt sie zu strapazieren. Ist er ein Geschäftskunde mit großem Einkaufsvolumen, verschicken Sie die Mahnung vielleicht mit dem zuständigen Außendienstmitarbeiter oder ein Geschäftsführer besucht den Kunden persönlich und erfährt bei der Gelegenheit was kein anderer weiß. Vielleicht fällt m mit dem Kunden gemeinsam ein, wie sie nicht nur die Vergangenheit ins Lot, sondern auch künftige Geschäfte auf eine nützlichere Cashflow-Basis stellen.

Betrachten Sie Ihren Schuldner auch immer als Kunden und bedenken Sie, dass es ungeheuer viel teurer ist, neue Kunden zu akquirieren als alte Kunden zu behalten.

Vor jeder gerichtlichen Streitigkeit sollten Sie als Gläubiger versuchen, aussergerichtlich an Ihr Geld zu kommen. Das spart Kosten, Nerven und rettet ggf. das persönliche Verhältnis zum Schuldner. Die Entscheidung, wann Sie sich jedoch nicht mehr vom Schuldner „veräppeln“ lassen wollen, kann nur jeder Gläubiger für sich selbst treffen.

Zu bedenken ist auch, dass jemand möglicherweise zahlen will, aber nicht kann. Dies kann in einem ernsten Gespräch, das man mit dem Schuldner führt, herauskommen. Hier ist es dem Gläubiger überlassen, ob er sich auf eine Ratenzahlung einlässt. Diese sollte in jedem Fall aber schriftlich fixiert werden. Wenn es um große Beträge geht, kann auch ein notarielles Schuldanerkenntnis sinnvoll sein.

Vorbeugung

Zur Verhinderung eines Zahlungsverzuges Ihrer Kunden haben Sie folgende Möglichkeiten:

  • Räumen Sie Skonto ein: 2-3 % für die Bezahlung der Rechnung innerhalb von 8 – 10 Tagen
  • Wenn Kunden sich im Zahlungsverzug befinden, rufen Sie diese an. Während eine schriftliche Mahnung häufig achtlos weggeworfen wird, ist eine persönliche Mahnung dem Kunden vielfach äußerst unangenehm.
  • Nutzen Sie Schuldner-Datenbanken, in denen zahlungsunfähige oder -unwillige Schuldner gespeichert sind.
  • Liefern Sie die Ware unter Eigentumsvorbehalt. Dies hat zur Folge, dass die Ware erst dann in das Eigentum des Käufers übergeht, wenn der Kaufpreis vollständig gezahlt ist. Andernfalls, so sieht es das Gesetz vor, geht das Eigentum an der Ware bereits mit Übergabe auf den Käufer über. Für den Fall, dass der Kaufpreis nicht gezahlt wird und auch sonst beim Verkäufer nichts zu holen ist, ist es dann für den Verkäufer schwierig, seine Ware zurückzuverlangen. Voraussetzung für einen Eigentumsvorbehalt ist natürlich, dass dieser auch wirksam mit dem Käufer vereinbart wird. Dies geschieht in der Regel durch Standardformulierungen in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen. Wichtig ist in diesem Zusammenhang, dass die Allgemeinen Geschäftsbedingungen nur dann Vertragsgegenstand werden, wenn sie dem Käufer auch bekannt sind.
  • Bei Kunden, die Ihnen als zahlungsunwillig oder liquiditätsschwach bekannt sind, verlangen Sie Vorauskasse.
  • Individuelle Zahlungserinnerungen und Mahnungen zeigen bei den Schuldnern häufig mehr Erfolg als einfältige Standardschreiben.
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